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Standard téléphonique : comment assurer une gestion simplifiée ?

Alors que les relations clients se dématérialisent toujours plus, un standard téléphonique de qualité est désormais incontournable pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives et rentables. Non seulement parce qu’il s’agit de la première image de l’entreprise. Mais aussi parce que les utilisateurs sont à la recherche d’un parcours client unique et personnalisé. Raison pour laquelle, il est important d’assurer une bonne gestion de son standard téléphonique. Mais comment faire ? Réponses dans cet article

Comment bien gérer son standard téléphonique ?

Pour rappel, un standard téléphonique se présente comme un système de télécommunications multiligne dédié à l’optimisation de la réception des appels selon les besoins des clients. Il s’agit d’une installation incontournable pour toutes les activités visant à fournir des produits et services à des prospects. Sa gestion repose sur une bonne maîtrise des rouages de l’installation. Parmi lesquels :

  • La réception des appels
  • La mise en attente
  • Le traitement prioritaire
  • La transmission des appels
  • La réception des appels et/ou des messages

Un standard téléphonique de qualité nécessite également une bonne organisation. De fait, si le système propose une gestion automatique au niveau des équipements installés,  l’administration du reste des tâches doit se faire de manière intelligente. Dans les faits, il faudra :

  • Disposer d’un agenda rigoureux que ce soit en version papier ou électronique
  • Utiliser les techniques normalisées du service d’accueil
  • Respecter les règles fondamentales de la communication orale et non verbale
  • Suivre les normes de gestion des messageries électroniques

Quid des outils pour mieux gérer votre standard téléphonique ?

Les logiciels de suivi sont également indispensables pour une bonne gestion du standard téléphonique. Ils permettent d’accéder en quelques clics à toutes les statistiques avancées sur la performance de votre système de télécommunication. Vous pourrez notamment accéder à différentes métriques comme le délai moyen du traitement, le taux de résolution au premier contact ou encore le délai de prise d’appel, taux de raccrochage.

L’accès à ses données vous permettra d’adapter votre standard pour qu’il colle au mieux aux besoins et attentes de vos clients.

L’externalisation : une solution pérenne pour une meilleure gestion du standard téléphonique ?

À l’heure où les volumes d’appels ne cessent de croître, il n’est pas toujours évident de faire face à l’accumulation des appels entrants tout en gardant le meilleur service d’accueil téléphonique possible. Pour une meilleure gestion du standard téléphonique, l’externalisation de standard se présente comme la solution la plus pertinente.

En externalisation ce type de service, vous offrez non seulement à vos équipes internes la possibilité de se concentrer sur des tâches bien plus productives et qui ont du sens. Mais, vous pourrez en plus réduire vos coûts de manière significative. Et cela tout en étant sûr de mettre à la disposition de vos clients des standardistes professionnels et qualifiés qui reflètent l’image et les valeurs de votre société.

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