Pilotez votre téléphonie
en toute autonomie

Le Selfcare

L’accueil téléphonique est déterminant, car il est le reflet de l’organisation interne d’une entreprise. Puisqu’il s’agit du tout premier contact, cet accueil doit toujours d’avérer impeccable, favorable, en conformité avec les exigences des divers clients correspondants (tels que prospects, clients, partenaires, fournisseurs, associés, stagiaires, postulants aux offres d’emplois, etc.).

Il importe de se doter d’outils performants pour gérer ses communications d’entreprise de façon futée, simple et rapide. L’interface appelée « Selfcare », conçu par NOVELCOM, favorise une gestion unifiée des communications d’entreprise, ce qui se répercute positivement sur l’expérience-client.

Voici un aperçu des avantages et fonctionnalités de Selfcare.

Puissance, autonomie et flexibilité

Les fréquentations professionnelles d’une entreprise accueillent d’un bon œil un accueil respectueux et bien établi. Selfcare facilite une gestion autonome et flexible du système de télécommunication d’une entreprise. Contrôlez la puissance de votre système de téléphonie, de même que de vos services Data, en vous dotant d’une interface innovante !

En quelques clics seulement, par le biais d’un navigateur web, adaptez votre système de téléphonie à la croissance de votre entreprise et aux diverses circonstances de la conduite des affaires. 

  • Les usages et paramètres sont facilement modifiables. Il suffit de se connecter sur l’espace client en ligne.
  • L’interface dispose d’un tableau de bord complet et centralisé. Cet outil ergonomique et personnalisé a été conçu pour que soit visualisé en un seul coup d’œil l’essentiel des données.

Optimisez vos télécommunications en les transformant en un service à valeur ajoutée. Appuyez-vous sur une gamme étendue de fonctionnalités inédites : services et équipements, indicateurs d’activité, annuaire d’entreprise, droits et accès, gestion du matériel à distance, et plus encore.

Une interface simple d’utilisation

Le principal atout de Selfcare : ce n’est pas compliqué ! 

  • Les solutions personnalisées se configurent en quelques clics seulement.
  • Une autre avantage considérable est qu’il n’est nécessaire de disposer de compétences techniques avancées pour gérer cette interface. 
  • Cet outil est accessible à tous les professionnels, peu importe leur rôle au sein d’une entreprise. Chacun peut facilement modifier son message d’accueil, construire un annuaire d’entreprise, paramétrer un serveur vocal interactif, ou encore apporter des modifications à des routages calendaires. 
  • Cette solution novatrice a été développée par les concepteurs de NOVELCOM en mode « Responsive Design » (c’est-à-dire que cela s’adapte à n’importe quelle taille d’écran). 

Hébergée dans le Cloud, Selfcare est accessible depuis un navigateur web. Les travailleurs, qui sont de plus en plus mobiles, apprécient cette flexibilité accrue, car ils peuvent accéder à l’interface de n’importe où, depuis leur smartphone, leur tablette ou leur ordinateur portable.

Une gestion intuitive des fonctionnalités favorise l’optimisation des services

L’impact d’une telle solution est tangible : la gestion intuitive du pilotage en temps réel des services et de l’accès aux fonctionnalités mènent à une évolution de la configuration du système de téléphonie, en fonction du rythme de croissance d’une entreprise. 

Selfcare permet d’acquérir une vision en temps réel, de même qu’un plus grand contrôle du suivi des services Voix et Data. 

Indicateurs de pilotage

À tout moment, les usagers ont accès aux indicateurs d’activité.

Cette disponibilité des données facilite la supervision des services de télécommunication en direct.

Les outils de productivité, à la portée de tous les employés et dirigeants d’une entreprise, permettent de visualiser les données par ligne, le nombre d’appels ou SMS reçus, la destination des appels (dans le cas des communications sortantes), la durée des communications (en secondes, minutes et heures).

Ces données fournissent un meilleur aperçu de l’activité de chaque usager. Cela contribue à solutionner rapidement des problématiques : par exemple, quand des employés sont débordés et doivent composer avec un plus grand pourcentage d’appels.

Gestion simplifiée des droits de configuration

L’administrateur peut facilement gérer les droits de configuration en accordant des accès plus ou moins avancés à divers usagers.

L’interface centralisée fournit un contrôle rigoureux à l’administrateur. Celui-ci peut modifier à sa guise la flexibilité accordée à certains utilisateurs. Il suffit d’un simple paramétrage pour augmenter ou restreindre des droits de configuration.

Gestion des services

Des solutions toujours plus innovantes font gagner du temps aux équipes en leur fournissant l’autonomie accrue dont elles ont besoin pour disposer de fonctionnalités de configuration de l’ensemble des services de téléphonie fixe.

Une gamme étendue de fonctionnalités de configuration influent sur la qualité des services de l’entreprise : 

  • Gestion des sites
  • Gestion des rôles par l’octroi de droits de configuration
  • Gestion des utilisateurs
  • Gestion des groupes
  • Accès à l’historique des événements
  • Gestion de l’annuaire de l’entreprise et des contacts, le tout étant facilement exportable
  • Gestion de l’équipement Voix et Data (par routeur, lien, et poste)
  • Gestion de la musique et du message présenté sur prédécroché (musique d’attente, patron / secrétaire
  • Gestion efficace du standard téléphonique, notamment le serveur vocal interactif, les profils de renvoi, la messagerie vocale, la musique d’attente, les règles de routage, etc.
  • Gestion de l’affichage d’un numéro dans le cas d’appels sortants (pour davantage de confidentialité ou de professionnalisme)
  • Gestion des extensions
  • La reprise des appels d’un utilisateur supprimé évite que des correspondants tombent entre les planches à cause d’un roulement de personnel
  • Compte mobilité
  • Gestion des SDA, c’est-à-dire les numéros de téléphone affectés à chacun des utilisateurs du système)
  • Affectation de rôle ACD pour faciliter la supervision
  • Gestion de la parution à l’annuaire
  • Monitoring simplifié de l’ensemble des sites et des utilisateurs
  • Numéros pilotes et numéros virtuels
  • Tous les postes disposent de touches de fonction avec diffusion du paramétrage. Il suffit d’ajouter ou de supprimer des éléments

La gestion de l’accueil téléphonique est personnalisable et facile d’utilisation

La gestion de l’accueil téléphonique est personnalisable et facile d’utilisation

Chaque utilisateur peut aisément modifier à sa guise son message d’accueil. Il est possible de changer la musique d’attente téléphonique, en plus de paramétrer une foule d’éléments, comme le numéro d’accueil avec un planning calendaire et des règles de routage, la mise en œuvre d’un Serveur vocal interactif personnalisé, etc. 

Dès qu’il survient le moindre changement dans l’évolution de l’organisation, quelques clics suffisent pour adapter le parc téléphonique et le standard. La flexibilité de l’interface Selfcare est telle que les modifications du système de télécommunications s’effectuent en temps réel par l’ensemble des utilisateurs, qui gèrent de façon autonome leurs tâches de gestion selon les droits de configuration leur ayant été accordés.

Par exemple, il est facile d’apporter des modifications aux règles de routage d’appels entrants, ou encore de procéder à l’ajout d’un nouveau groupe d’interlocuteurs sur le menu vocal.

Gagnez en productivité !

Programmation à l’avance de la gestion des appels entrants

Les possibilités sont quasiment infinies, en ce qui concerne la gestion des appels entrants.

  • Un renvoi d’appel spécifique peut être paramétré en permanence, avec des ajustements alignés sur un calendrier prédéfini. 
  • Des fonction automatiques sont facilement programmées, de telles sorte qu’un renvoi survienne à la suite d’une non-réponse, après x secondes prédéterminées. 
  • Une autre fonctionnalité des plus appréciées de Selfcare est qu’un groupe d’appel peut être programmé pour que plusieurs lignes sonnent en simultané. Cela assure de meilleurs taux de réponse aux appels entrants. 
  • Bien entendu, Selfcare propose un filtrage patron / secrétaire. Cela facilite la redirection des appels dirigés directement à un(e) secrétaire, tout en permettant que certains numéros spécifiques soient acheminés directement. 
  • Le système peut aussi gérer la répartition des charges, afin d’homogénéiser les tâches de membres d’un groupe d’utilisateur. Le mode aléatoire ou préétabli assure une meilleure politique d’occupation, aplanit les files d’attentes, et diminue le stress des employés.
Gestion d’un annuaire interne d’entreprise

Chacune des équipes, directions ou divisions, peut gérer son propre annuaire interne d’entreprise. Cette fonctionnalité concerne les contacts établis par divers services. 
Les utilisateurs disposent de plusieurs possibilités : ils peuvent créer des services manuellement, ou encore exporter les données de leur annuaire interne en créant des fichiers en format pratique .csv ou .pdf. 

Les usagers peuvent aussi facilement ajouter des données et précisions aux contacts de l’entreprise. Il est possible d’organiser toutes ces données pour en faciliter la gestion. Par exemple, on peut classer les contacts par catégories de fournisseurs, clients VIP, partenaires, etc. 

De façon générale, ces outils de gestion facilitent une communication de masse de qualité avec des milliers de correspondants. Cela peut servir à transmettre des promotions, informer à propos de lancements de nouveaux produits ou services, solliciter la participation à des activités spéciales de l’entreprise, célébrer des réussites, convoquer des actionnaires, etc. 

Gestion optimisée des droits d’accès

Selfcare consiste en un système sécuritaire, permettant un contrôle rigoureux des droits d’accès.

Par défaut, l’administrateur (qui consiste en le propriétaire du compte client) est le seul à être en mesure de se connecter à l’interface. 

Par la suite, l’administrateur peut accorder des droits à certains de ses collaborateurs. 

L’avantage avec la solution Selfcare est qu’il est très simple de programmer des droits d’accès prédéfinis. Les privilèges d’accès peuvent ainsi varier en fonction des diverses responsabilités des collaborateurs, de même que des besoins correspondant spécifiquement aux postes occupés par certains utilisateurs.