Pourquoi mettre en place une mise en attente téléphonique

Vous avez certainement été confronté à une mise en attente et agacé sur la gestion de votre appel chez un prestataire ou un fournisseur !

Il en est de même pour les prospects et clients qui vous appel. La plupart des appels entrants sont en attentes de traitement. Alors comment faire pour que la mise en attente téléphonique soit des plus agréable ? et comment faire pour que ça améliore votre accueil téléphonique ?

Une attente agréable

C’est bien connu que l’attente met de mauvaise humeur, surtout lorsqu’on a le sentiment que votre appel n’est pas prise en compte. Il est important de mettre en place le prédécroché. C’est la possibilité de déclencher dès la première sonnerie une musique d’accueil accompagné d’un message personnalisé. Le prédécroché permet donc de rendre l’attente moins longue et plus agréable. Intercaler le temps d’attente dans le message est une information importante qui rend l’attente moins difficile.

Quel message et musique diffuser

Novelcom met à votre disposition son studio d’enregistrement qui vous permettra de choisir la musique et le message de diffusion. La musique utilisé doit être attrayante et en corrélation avec votre activité. Le message d’accueil quant à lui doit être diffuser au maximum 2 fois et doit être adapté aux différents services de l’entreprise.
« Bonjour, l’équipe Novelcom vous souhaite la bienvenue et s’efforce d’écourter agréablement votre attente. merci de rester en ligne. »
Il est tout à fait possible et recommandé de faire basculer le prédécroché vers le message d’attente afin d’en faire varier le message.

Faites de votre message d’accueil un levier stratégique

Le message d’accueil est aussi une formidable opportunité pour diffuser des évènements importants de l’entreprise ou de faire un clin d’œil à l’une de vos offres. Aussi Il est judicieux d’informer l’interlocuteur sur l’identité de la personne ou du service qui va répondre à l’appel.

Réduire le temps d’attente par la gestion des appels entrants

On estime que le temps d’attente ne doit pas dépasser les 3 minutes maximum. La gestion des appels entrants est donc primordial et doit être pensé à la conception. Intervient donc la gestion des appels entrants par groupe d’appel, SVI ou ACD. Ceci permet d’orienter l’appel vers le bon interlocuteur non occupé d’un service.

Le traitement de l’appel

Il est impératif et souvent oublié de remercier l’appelant de la mise en attente. La mise en attente est aussi utilisée lorsque vous devez faire des recherches sur son dossier ou consultez le support pour le renseigner et qui nécessite du temps. Cela permettra à votre interlocuteur de patienter agréablement.