Comment professionnaliser son accueil téléphonique ?

Professionnalisez son accueil téléphonique

Pour être crédible auprès de ses clients ou collaborateurs, il est important pour une entreprise de professionnaliser son accueil téléphonique. Il existe plusieurs façons de le faire comme pour se monter professionnel aux yeux de ses clients.

Diriger l’appel vers le bon correspondant

Lorsqu’un client ou un collaborateur appelle une entreprise, il tombe le plus souvent sur le standard téléphonique. Le standard est chargé d’accueillir, mais aussi de renvoyer la ligne téléphonique vers le service correspondant. Pour professionnaliser son accueil téléphonique, il est primordial de diriger directement et le plus rapidement possible l’appelant vers le service dont il demande.
C’est la preuve d’une bonne gestion de son accueil. Cela non seulement permet de gagner du temps, tant pour l’appelant que pour le standard (certains appels sont peut-être déjà en attente), mais cela aussi prouve l’efficacité de l’accueil téléphonique. Avec les solutions actuelles en standard téléphonique, il est possible de diriger rapidement un appel vers le service concerné, par automatisation. À l’arrivée des appels, le standard peut sélectionner l’appel et le distribuer au bon correspondant immédiatement.

Assurer une permanence téléphonique avec un routage calendaire

Afin d’orienter vos appels entrants le plus optimal possible, vous pouvez opter pour un routage calendaire. Dans des situations de pics d’activité ou d’indisponibilité, un routage calendaire permettra d’orienter l’appel vers une autre ligne ou vers la messagerie, afin de ne pas faire patienter vos appelants. Avec ce dispositif, vous pouvez assurer une permanence téléphonique, à toute heure, même pendant les heures creuses ou pendant les heures de fermeture. De cette façon, vos clients ou vos collaborateurs pourront joindre un interlocuteur à tout moment. Un routage calendaire vous permettra d’avoir une bonne gestion des horaires. Ce qui vous rendra crédible aux yeux des clients. Ce dispositif est personnalisable, flexible et automatique (selon les appelants, les services, les plages horaires, etc.). De plus, il est facile à gérer et administrer qu’il soit utilisé en réseau d’agences ou en entreprise.

Opter pour un prédécroché pour faire patienter

Pour professionnaliser l’accueil téléphonique, il est également important de soigner l’annonce d’accueil. Plutôt que de laisser le bip sonore pour annoncer l’appel, optez pour un prédécroché avec un message d’accueil et une musique pour l’attente. Un décrochage automatique des appels permet à vos clients de ne pas patienter trop longtemps avant qu’il n’atterrisse au standard téléphonique ou au service qu’il recherche. En outre, avoir un prédécroché montre une image bien soignée de l’entreprise. Cela peut aussi traduire que votre entreprise est soucieuse du détail et ne laisse rien au hasard. Pour le client, il s’agit tout simplement de rendre agréable le temps d’attente ou le temps de transfert des appels. Choisissez un message courtois avec un ton agréable, ainsi qu’une musique qui pourrait être en accord avec l’identité de votre entreprise.