Pourquoi mettre en place une mise en attente téléphonique

Pourquoi mettre en place une mise en attente téléphonique

Pourquoi mettre en place une mise en attente téléphonique

Vous avez certainement été confronté à une mise en attente et agacé sur la gestion de votre appel chez un prestataire ou un fournisseur !

Il en est de même pour les prospects et clients qui vous appel. La plupart des appels entrants sont en attentes de traitement. Alors comment faire pour que la mise en attente téléphonique soit des plus agréable ? et comment faire pour que ça améliore votre accueil téléphonique ?

Une attente agréable

C’est bien connu que l’attente met de mauvaise humeur, surtout lorsqu’on a le sentiment que votre appel n’est pas prise en compte. Il est important de mettre en place le prédécroché. C’est la possibilité de déclencher dès la première sonnerie une musique d’accueil accompagné d’un message personnalisé. Le prédécroché permet donc de rendre l’attente moins longue et plus agréable. Intercaler le temps d’attente dans le message est une information importante qui rend l’attente moins difficile.

Quel message et musique diffuser

Novelcom met à votre disposition son studio d’enregistrement qui vous permettra de choisir la musique et le message de diffusion. La musique utilisé doit être attrayante et en corrélation avec votre activité. Le message d’accueil quant à lui doit être diffuser au maximum 2 fois et doit être adapté aux différents services de l’entreprise.
« Bonjour, l’équipe Novelcom vous souhaite la bienvenue et s’efforce d’écourter agréablement votre attente. merci de rester en ligne. »
Il est tout à fait possible et recommandé de faire basculer le prédécroché vers le message d’attente afin d’en faire varier le message.

Faites de votre message d’accueil un levier stratégique

Le message d’accueil est aussi une formidable opportunité pour diffuser des évènements importants de l’entreprise ou de faire un clin d’œil à l’une de vos offres. Aussi Il est judicieux d’informer l’interlocuteur sur l’identité de la personne ou du service qui va répondre à l’appel.

Réduire le temps d’attente par la gestion des appels entrants

On estime que le temps d’attente ne doit pas dépasser les 3 minutes maximum. La gestion des appels entrants est donc primordial et doit être pensé à la conception. Intervient donc la gestion des appels entrants par groupe d’appel, SVI ou ACD. Ceci permet d’orienter l’appel vers le bon interlocuteur non occupé d’un service.

Le traitement de l’appel

Il est impératif et souvent oublié de remercier l’appelant de la mise en attente. La mise en attente est aussi utilisée lorsque vous devez faire des recherches sur son dossier ou consultez le support pour le renseigner et qui nécessite du temps. Cela permettra à votre interlocuteur de patienter agréablement.

Quels sont les avantages d’un standard téléphonique pour entreprise ?

Quels sont les avantages d’un standard téléphonique pour entreprise ?

Quels sont les avantages d’un standard téléphonique pour entreprise ?

Les avantages d’un standard téléphonique pour entreprise sont nombreux : réduction de coûts, économies, fonctionnalités avancées, mais également simplicité de gestion et performances avérées dans la gestion des communications, le standard IP ou le VoIP séduit par les avantages qu’il offre. Ce mode de téléphonie qui allie des protocoles de télécommunications innovantes avec internet, représente une solution fondamentale qui accompagne les entreprises dans leur développement.

Une technologie facile à utiliser

Si le standard téléphonique classique nécessite l’installation et le raccordement de plusieurs équipements, la téléphonie IP propose une technologie plus flexible. Il s’agit d’une plateforme installé sur les serveurs de l’opérateur et qui réunira l’ensembles des fonctionnalités nécessaire au besoin de l’entreprise. Si bien qu’il n’y a pas d’installation technique à entreprendre. Le système est totalement dématérialisé et virtuel. Tout est accessible par le biais d’un accès internet sécurisé. Il suffit juste ensuite de paramétrer la plateforme dédié à l’entreprise pour qu’il soit opérationnel en un rien de temps.

Le standard téléphonique pour entreprise, un investissement rentable et économique

Facile à utiliser, mais aussi à mettre en place, le standard téléphonique, connu aussi sous le nom de centrex IP, est un investissement économique. C’est un choix stratégique, étant donné que de plus en plus d’entreprises basculent, par nécessité ou obligation, vers ce type de central téléphonique. Avec la transformation numérique que subissent toutes les entreprises actuelles, mettre en place un standard téléphonique IP ne peut qu’être un investissement rentable.

Coûts d’installation

En termes de coûts d’installation, les besoins en équipements sont des moindres puisque seuls des postes téléphoniques et un routeur sont nécessaires. On est bien loin du matériel requis pour une installation classique. En effet, l’installation de la téléphonie sur IP n’a pas besoin d’un commutateur installé, de câblage supplémentaire, de raccordement, si l’entreprise dispose déjà d’une connexion internet, ni de frais d’installation à prévoir.

Coûts de communication

Le standard téléphonique pour entreprise permet également de réduire les couts de communication puisqu’avec le protocole IP, les communications sont gratuites sur le même réseau, en interne. Pour les appels ou communications en dehors de l’entreprise, les coûts sont inférieurs par rapport au standard téléphonique traditionnel. Pour les entreprises qui ont des filiales ou des implantations dans d’autres zones géographiques,  le standard téléphonique IP s’avère être le plus avantageux.

Coûts de maintenance

Puisque les besoins en matériel sont moindres, la maintenance n’est pas non plus couteuse. Seule, la gestion des serveurs ou des Cloud sera confiée à des techniciens expérimentés. Mais cela fait en général partie des offres déjà proposés par les fournisseurs.

Par ailleurs, le fait qu’il existe de nombreux fournisseurs de standard téléphonique IP sur le marché crée une pression sur la baisse des prix d’abonnement entre les concurrents. La plupart des coûts liés à l’installation et à la maintenance du standard IP sont abordables.

Une technologie souple et flexible

Le standard téléphonique virtuel a également l’avantage d’être flexible en fonction des besoins de l’entreprise. À mesure que l’entreprise se développe, de nombreux services et fonctionnalités peuvent être ajoutés au standard téléphonique. Le réseau peut également être agrandi autant.

L’autre avantage du standard téléphonique IP, c’est également sa souplesse et sa mobilité. Si l’entreprise déménage, il est également possible de garder le même numéro. En effet, avec le standard téléphonique IP, les communications ne sont plus basées sur un poste ou une ligne téléphonique. En cas de déplacement ou de déménagement, l’utilisateur peut toujours garder le même numéro et utiliser le service, même en dehors du bureau. Par exemple, en télétravail, il pourra toujours appeler avec le standard du bureau.

De fonctionnalités innovantes et évolutives

Le standard téléphonique IP est loin d’être un modèle basique. À chaque fois que le réseau s’agrandit, les besoins en fonctionnalité évoluent également. En plus des fonctionnalités basiques que l’on peut retrouver sur un standard téléphonique traditionnel, le standard téléphonique virtuel propose une panoplie de fonctions devenus aujourd’hui indispensables. Parmi elles figurent :

  • Les enregistrements des appels
  • Les appels par click
  • Les transferts d’appels en direct
  • La consultation des appels et messages sur la boîte e-mail
  • Le renvoi de courriels qui seront directement envoyés sur la boîte vocale
  • La mise en place de ponts entre deux filiales
  • L’intégration de tous les matériels informatiques dans l’entreprise
  • La mise en place d’un routage calendaire et bien d’autres.

Une gestion simplifiée 

Étant donné que le standard téléphonique virtuel repose dans un datacenter accessible avec une connexion internet, la gestion est des plus simples. Elle peut se faire notamment à distance auprès d’une interface de gestion accessible, selon le profil autorisé, par un utilisateur ou un administrateur. En ce qui concerne les opérations de maintenance ou de développement, celles-ci sont également très simples. Étant donné qu’il n’y a que peu de matériels installés, mais qu’il s’agit de technologie très performante, les maintenances sont rares mais également accessible à tout heure.

Une meilleure sécurité avec le standard téléphonique IP

Un point qui n’est pas à négliger en choisissant un standard téléphonique IP est la sécurité qu’il apporte.  Le réseau associé sera privé et unique à l’entreprise, même s’il est accessible de l’extérieur. Les lignes téléphoniques ne peuvent pas être occupées par d’autres entités.

Comment professionnaliser son accueil téléphonique ?

Comment professionnaliser son accueil téléphonique ?

Comment professionnaliser son accueil téléphonique ?

Professionnalisez son accueil téléphonique

Pour être crédible auprès de ses clients ou collaborateurs, il est important pour une entreprise de professionnaliser son accueil téléphonique. Il existe plusieurs façons de le faire comme pour se monter professionnel aux yeux de ses clients.

Diriger l’appel vers le bon correspondant

Lorsqu’un client ou un collaborateur appelle une entreprise, il tombe le plus souvent sur le standard téléphonique. Le standard est chargé d’accueillir, mais aussi de renvoyer la ligne téléphonique vers le service correspondant. Pour professionnaliser son accueil téléphonique, il est primordial de diriger directement et le plus rapidement possible l’appelant vers le service dont il demande.
C’est la preuve d’une bonne gestion de son accueil. Cela non seulement permet de gagner du temps, tant pour l’appelant que pour le standard (certains appels sont peut-être déjà en mise en attente téléphonique), mais cela aussi prouve l’efficacité de l’accueil téléphonique. Avec les solutions actuelles en standard téléphonique, il est possible de diriger rapidement un appel vers le service concerné, par automatisation. À l’arrivée des appels, le standard peut sélectionner l’appel et le distribuer au bon correspondant immédiatement.

Assurer une permanence téléphonique avec un routage calendaire

Afin d’orienter vos appels entrants le plus optimal possible, vous pouvez opter pour un routage calendaire. Dans des situations de pics d’activité ou d’indisponibilité, un routage calendaire permettra d’orienter l’appel vers une autre ligne ou vers la messagerie, afin de ne pas faire patienter vos appelants.
Avec ce dispositif, vous pouvez assurer une permanence téléphonique, à toute heure, même pendant les heures creuses ou pendant les heures de fermeture. De cette façon, vos clients ou vos collaborateurs pourront joindre un interlocuteur à tout moment.
Un routage calendaire vous permettra d’avoir une bonne gestion des horaires. Ce qui vous rendra crédible aux yeux des clients. Ce dispositif est personnalisable, flexible et automatique (selon les appelants, les services, les plages horaires, etc.). De plus, il est facile à gérer et administrer qu’il soit utilisé en réseau d’agences ou en entreprise.

Opter pour un prédécroché pour faire patienter

Pour professionnaliser l’accueil téléphonique, il est également important de soigner l’annonce d’accueil. Plutôt que de laisser le bip sonore pour annoncer l’appel, optez pour un prédécroché avec un message d’accueil et une musique pour l’attente. Un décrochage automatique des appels permet à vos clients de ne pas patienter trop longtemps avant qu’il n’atterrisse au standard téléphonique ou au service qu’il recherche.
En outre, avoir un prédécroché montre une image bien soignée de l’entreprise. Cela peut aussi traduire que votre entreprise est soucieuse du détail et ne laisse rien au hasard. Pour le client, il s’agit tout simplement de rendre agréable le temps d’attente ou le temps de transfert des appels. Choisissez un message courtois avec un ton agréable, ainsi qu’une musique qui pourrait être en accord avec l’identité de votre entreprise.

C’est quoi un standard téléphonique ?

C’est quoi un standard téléphonique ?

Standard téléphonique, aussi connu sous le nom de central téléphonique ou autocommutateur téléphonique, est un ensemble de fonctionnalité attribué à un poste téléphonique ou plus précisément à une ligne téléphonique. Si bien que tous les postes sont des standards téléphoniques.

Cet ensemble de fonctionnalité permet d’automatiser la gestions des appels de votre accueil téléphonique. Le standard est hébergé sur un Cloud et gérer par le fournisseur de services. Intuitif et ergonomique, il offre de multiples outils de personnalisation.

Quels sont les avantages d’un standard téléphonique ?

Pour une entreprise l’investissement est ultra rentable. En effet, les avantages de cette technologie nouvelle génération sont nombreux.
Tout d’abord, il offre la possibilité d’avoir une gestion efficace et personnalisée par poste ou groupe de poste. De cette façon, le client, mais aussi le personnel ne risque pas de se perdre entre les différents services. Avec un message d’accueil personnalisé, les clients sont rassurés d’atterrir sur le bon numéro.
De plus, il est possible d’associé une continuité de service pour ne perdre aucun appel. Ce serait dommage de perdre des clients qui n’ont pas pu vous joindre à un tel moment. En fonction du paramétrage, il est tout à fait possible pour vos clients de vous joindre même pendant les coupures de réseau, hors plage horaire ou sur occupation (grâce au renvoi d’appel) automatique.
Hébergé dans le cloud, le centrex ip (ipbx externe) vous permet également de vous affranchir du matériel, de ne pas avoir à gérer de nombreux appareils à la fois, mais aussi la possibilité de conserver votre numéro même si vous changez d’opérateur.
Par ailleurs, avoir un standard téléphonique virtuel est plus pratique et économique pour une entreprise qui n’a forcément pas d’espaces pour un standard physique.

Comment professionnaliser son accueil téléphonique ?

Doter son entreprise d’un standard téléphonique est une étape essentielle. Cet appareil innovant permet d’assurer la relation clientèle, mais aussi les communications globales. Si le standard peut devenir un vrai plus pour son entreprise, il est tout de même important de le professionnaliser.
Avoir un prédécroché est indispensable. Il délivrera un message d’accueil qui aide les appelants à patienter avant d’être redirigés dans le service concerné. Avoir un message d’accueil bien présenté est de rigueur. Prenez le soin de bien présenter votre message. Assurez la disponibilité sans faille de votre standard et évitez les temps d’attente.
Professionnaliser son accueil téléphonique, c’est aussi le rendre performant et joignable à tout moment pour ses clients. C’est disposer d’un standard avec les mises à jour nécessaires, les migrations et les sécurisations de données les plus efficaces.